Ryzyka przed zawarciem umowy z kontrahentem – na co powinien uważać przedsiębiorca?

Wielu przedsiębiorców myśli, że problemy prawne zaczynają się dopiero, gdy kontrahent przestaje płacić albo nie realizuje zamówień na czas. W praktyce najwięcej kłopotów rodzi się wcześniej – na etapie negocjacji, ofert i ustaleń, które pozornie nic nie kosztują.

Zanim złożysz podpis pod umową, Twoja firma może być już związana warunkami, których nie planowałeś przyjąć. Wystarczy jeden mail, jedna zbyt precyzyjna oferta albo niefortunne sformułowanie.

Oferta, która wiąże mocniej niż myślisz

W mowie potocznej oferta to zwykła propozycja współpracy. W prawie oferta może być oświadczeniem woli, które po przyjęciu przez drugą stronę prowadzi do zawarcia umowy. Co do zasady cenniki, reklamy i informacje na stronie są zaproszeniem do zawarcia umowy. Jeżeli jednak w mailu napiszesz: „Potwierdzam realizację usługi X za kwotę Y w terminie do Z”, a klient odpowie „Zgadzam się”, taka wiadomość może stanowić ofertę, a jej przyjęcie może doprowadzić do zawarcia umowy – nawet jeśli nie masz jeszcze gotowego wzoru kontraktu.

Gdzie najczęściej pojawiają się problemy?

Oferta jest zbyt szczegółowa: opisujesz zakres, terminy, kary, a klient ją przyjmuje.
Brak terminu ważności oferty: wtedy moment, do którego oferta wiąże, trzeba ustalać według zasad kodeksowych i okoliczności jej złożenia. Jasny termin ważności ogranicza późniejsze wątpliwości.
Automatyczne potwierdzenie zamówienia: w sprzedaży online szczególnie ważne jest, co zgodnie z regulaminem oznacza takie potwierdzenie. Samo jego wysłanie nie zawsze oznacza zawarcie umowy.

Maile, które wiążą – e-mailowa pułapka w B2B

Przedsiębiorcy często traktują korespondencję mailową jako luźną wymianę myśli, coś w rodzaju „brudnopisu” przed właściwą umową. Z prawnego punktu widzenia taka korespondencja może mieć znacznie większe znaczenie, niż zakładają jej autorzy.

Jeśli w mailu strony uzgodnią kwestie istotne dla danego rodzaju umowy, a z okoliczności wynika, że doszło do porozumienia, umowa może już istnieć. Przy negocjacjach znaczenie ma także to, czy strony osiągnęły porozumienie we wszystkich kwestiach, które były przedmiotem negocjacji. Warto pamiętać, że zwykły e-mail może w określonych sytuacjach spełniać wymogi formy dokumentowej, ale nie jest tym samym co forma elektroniczna równoważna formie pisemnej.

Jak się chronić?

Dodawaj klauzulę zastrzegającą: „Wszelkie ustalenia mailowe mają charakter roboczy i nie wiążą do momentu podpisania umowy”.
Używaj odpowiedniego sformułowania: unikaj słowa „ustalamy” – lepiej brzmi „proponujemy”, „wstępnie przyjęliśmy przy założeniu, że…”.
Weryfikuj reprezentację: sprawdź, czy osoba, z którą negocjujesz, naprawdę może reprezentować firmę.

Umowa przez telefon – jedna rozmowa i jesteś związany

Wiele firm nie zdaje sobie sprawy, że umowę można zawrzeć także podczas rozmowy telefonicznej. Jeżeli w trakcie rozmowy strony skutecznie uzgodnią warunki umowy, może dojść do jej zawarcia bez podpisywania dokumentu – o ile dla danej czynności ustawa lub same strony nie zastrzegły szczególnej formy.

Problem w tym, że takie ustalenia trudno później odtworzyć. Nie ma maila, nie ma podpisu, zostają tylko wspomnienia obu stron. W razie sporu każda strona będzie pamiętać rozmowę inaczej – Ty, że to były tylko wstępne założenia, kontrahent, że to była wiążąca umowa.

Jak się zabezpieczyć?

Wysyłaj podsumowanie mailowe: po każdej ważnej rozmowie wyślij wiadomość: „Dziękuję za rozmowę. Dla porządku przesyłam, co ustaliliśmy – proszę o potwierdzenie, że się zgadza”.
Zastrzegaj wstępny charakter: jeśli nie chcesz jeszcze wiązać się na tym etapie, dodaj: „To nasze wstępne ustalenia – finalne warunki potwierdzę w umowie”.
Zostaw kluczowe decyzje na pismo: przy większych projektach unikaj podejmowania zobowiązań telefonicznie – zostaw to na etap pisemny.

List intencyjny (LOI) – dokument „do kosza” czy pułapka?

Przy większych transakcjach strony często podpisują list intencyjny albo memorandum. Wiele osób myśli, że to tylko formalność bez mocy prawnej. To ryzykowne podejście.

LOI co do zasady nie zmusza do zawarcia głównej umowy, ale może zawierać zapisy, które wiążą od razu – np. o poufności, zakazie negocjowania z innymi przez określony czas albo zasadach pokrywania kosztów, nawet jeśli transakcja nie dojdzie do skutku.

Podpisanie takiego dokumentu bez sprawdzenia może zablokować Ci współpracę z innymi partnerami albo narazić na kary, nawet jeśli finalnie zrezygnujesz.

Odpowiedzialność za zerwanie negocjacji – culpa in contrahendo

Polskie prawo zna instytucję winy w zawieraniu umowy (culpa in contrahendo). Jeżeli prowadzisz negocjacje w sposób sprzeczny z dobrego obyczajami i druga strona poniesie szkodę, możesz odpowiadać odszkodowawczo.

Kiedy to grozi?

Gdy negocjujesz bez zamiaru zawarcia umowy (np. tylko po to, by poznać strategię konkurencji).
Gdy sposób prowadzenia lub zerwania zaawansowanych negocjacji narusza dobre obyczaje, a druga strona poniosła szkodę, ponieważ w uzasadniony sposób liczyła na zawarcie umowy.
Gdy wprowadzasz drugą stronę w błąd co do istotnych faktów.

5 prostych zasad, które chronią przed kłopotami

Sprawdź kontrahenta: zanim wyślesz ofertę, zajrzyj do KRS/CEIDG. Czy firma istnieje? Kto ją reprezentuje?
Oddzielaj negocjacje od zobowiązań: przy wstępnych ustaleniach dodawaj „bez zobowiązań” albo „subject to contract”.
Kontroluj oferty: nie wysyłaj ich „na szybko”. Jasno określ zakres i, jeżeli to możliwe, termin ważności.
Dokumentuj przebieg rozmów: przy trudnych negocjacjach warto protokołować ustalenia.
Konsultuj ważne dokumenty: listy intencyjne, duże oferty i skomplikowane maile pokaż prawnikowi przed wysłaniem.

Dlaczego nie warto polegać tylko na AI przy umowach?

AI może być użytecznym narzędziem przy pracy z umowami, ale nie zastępuje analizy konkretnej sytuacji prawnej i biznesowej. Nie zna całego kontekstu transakcji, nie oceni samodzielnie wszystkich okoliczności dotyczących kontrahenta ani nie podejmie za przedsiębiorcę decyzji o akceptowanym poziomie ryzyka. Dlatego przy ważnych ofertach, LOI, umowach i skomplikowanej korespondencji warto skorzystać z profesjonalnej analizy.

Ważna umowa często zaczyna się na długo przed jej podpisaniem. Warto więc uporządkować sposób składania ofert, prowadzenia korespondencji i dokumentowania negocjacji. Evergreen Kancelaria Prawna wspiera przedsiębiorców w analizie umów, przygotowaniu ofert oraz prowadzeniu negocjacji i ocenie ryzyk kontraktowych. Skontaktuj się z nami, aby zabezpieczyć swoje interesy w relacjach B2B.